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DIARIO EL MATERO.-El teletrabajo introdujo muchos cambios en las relaciones laborales. Por último, pero no menos importante, las empresas dejaron de entregar recibos en papel y tuvieron que implementar un mecanismo digital. Si bien tiene muchas ventajas, existen dudas sobre su validez legal.
“Además de las nuevas costumbres como el distanciamiento social, este año 2020 ha aumentado entre otras cosas la urgencia de responder preguntas que no nos habíamos hecho o que luego dejamos”, dice Diana Amigo, directora de la división BPO. – Outsourcing de la Nómina Crowe.
Entre estas preguntas, Amigo pregunta: «¿Cómo conseguimos que nuestros empleados, muchos de ellos, si no todos, regresaran a tiempo para recibir sus nóminas?» Y relacionado con esto, otro aspecto importante: ¿Cómo funciona cuando el equipo de RRHH también trabaja de forma remota?
“Las nóminas formaron parte masiva de la transformación digital por la que atravesaban y seguirán atravesando las empresas argentinas”, revela el especialista.
Es cierto que la respuesta se ha recopilado con algunas regulaciones vigentes desde 2011, pero, como con todo, la pandemia ha ayudado a acelerar las decisiones, las políticas y los procesos como nunca antes.
De hecho, durante casi una década, se han establecido regulaciones que establecen los procedimientos de aprobación del Departamento de Trabajo para permitir a las empresas traducir el recibo a formato digital. Sin embargo, eran tediosos y aburridos, y muchas empresas incluso dejaron de intentarlo, dice Amigo.
Esa situación cambió hace poco más de un año y se ha acelerado en los últimos meses con el aislamiento y la introducción del teletrabajo.
Con la adopción de la resolución 346/19 del Ministerio de Producción y Trabajo:
Las empresas pueden elegir entre recibos de pago en papel y digitales
Además, no es necesaria la aprobación de la agencia de aplicación de la ley para emitir el recibo digital.
Por supuesto, quienes prefieran el formato digital deben velar por el cumplimiento de los requisitos de la Ley de Contrato Laboral (LCT) y la Ley de Firma Digital, señala Amigo.
El recibo digital suele estar firmado con firma electrónica.
Las condiciones para la validez legal de los documentos digitales son las siguientes:
La firma del empleador y del empleado debe ser digital.
El oficial del caso debe tener la oportunidad de firmar los desacuerdos.
El sistema debe permitir que el empleado guarde copias de los recibos.
Las nóminas tienen validez de prueba frente a reclamos del empleado o de las agencias en casos judiciales o administrativos.
Las ventajas
«En el pasado, la naturaleza legal del documento ha dado como resultado que las empresas gasten tiempo, dinero y espacio (gran parte de los tres) administrando los recibos de pago», dice Amigo.
La «eliminación de papel» derivada del formato digital no solo supone un ahorro económico para las empresas, sino que también es respetuosa con el medio ambiente y coopera con la sostenibilidad. Estos beneficios relacionados son otro beneficio destacado por los equipos de RR.HH., especialmente los dedicados a la nómina.
«Esto tiene otra ventaja para nosotros, ya que nuestro equipo de outsourcing de nómina puede trabajar junto con clientes nacionales e internacionales con la misma rapidez y seguridad en el intercambio de documentación», revela Amigo.
Existe una amplia gama de herramientas para implementar el documento digital. Existen varias plataformas en el mercado – en Crowe por ejemplo, utilizan TuRecibo.com internamente y para sus clientes – que les permiten cumplir con todos los requisitos formales que facilitan la gestión de nóminas y otros documentos laborales.
La lista de beneficios asociados con este cambio es interesante:
Simplifique el proceso de entrega, firma, control, seguimiento y almacenamiento de recibos
Reducir costos, tiempo y espacio
Minimiza los errores operativos típicos de la gestión manual
Incrementar la seguridad de la información
Garantiza confidencialidad y seguridad
Brinda acceso en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con Internet.
«Quizás miremos hacia atrás en un tiempo y desde la gestión de recursos humanos deberíamos agradecer a la pandemia por ayudarnos a tomar la decisión de transformarnos digitalmente. Estoy seguro de que los beneficios merecen el esfuerzo», dijo el gerente de Crowe. .
La seguridad de la firma digital
Lucas Tamagno de Allende & Brea explica que en 2011 el Departamento de Trabajo agregó la opción de emitir recibos de pago mediante asistencia digital, lo que brinda una alternativa a los recibos de papel tradicionales.
Para probar la autenticidad de la firma de la nómina en formato electrónico, se requiere la implementación de un sistema, el cual debe ser aprobado por un organismo de certificación.
Esto asegura que no se ha alterado la identidad del trabajador, que la firma electrónica corresponde a la persona a la que está asociada y, por tanto, según la defensa del mecanismo, es el titular.
Asimismo, la empresa debe asegurar la recepción del empleado a través del acceso a la intranet donde se realiza la firma o vía Internet de forma segura utilizando un usuario y contraseña y un sistema de firma digital debidamente instalado, subraya. el especialista.
Incluso los fondos deben ser negociados para que el cliente potencial pueda eventualmente imprimirlos gratis.
Estos tienen una clave pública y una privada, que se comportan de manera diferente. Utiliza una tecnología llamada «criptografía asimétrica» para generar dos claves matemáticamente complementarias:
Uno «privado» que solo conoce la persona que firma el documento
Otro «público» que utiliza un tercero para verificar la firma digital
Si el firmante sella una firma manuscrita para identificación, también puede hacerlo con una firma digital en el documento electrónico.
Esta marca en el documento electrónico permite la detección de cambios realizados en el documento después de su firma, evitando así la comisión de cualquier tipo de fraude.
“Esto fue confirmado varias veces por la justicia laboral cuando se señaló que no había forma de verificar que el empleado había firmado el recibo”, explica Tamagno, agregando que aquí aparece el número del “certificador licenciado”.
El certificador con licencia puede ser una persona de existencia ideal, un registro público de contratos o un organismo público que emite certificados, proporciona otros servicios de firma digital y tiene una licencia emitida por la autoridad que otorga la licencia, que es el propio estado. se convierte en nacional.
El teletrabajo cambió & # xf3; todas las relaciones laborales
Usando el sistema de firma digital, es posible acceder a la fecha real de la firma del documento a través del llamado sello de tiempo o sello cronológico.
Firma electrónica, la más común
“Hoy en día la mayoría de las empresas han implementado la firma electrónica para que los empleados firmen sus nóminas porque los empleados trabajan de forma remota”, reconocen Carolina Piatti von Bruchou, Fernández Madero & Lombardi.
En este sentido, a diferencia de la firma digital, la ley también prevé la firma electrónica.
Se entiende por firma electrónica el «conjunto de datos electrónicos que utiliza, enlaza o enlaza el firmante como medio de identificación
A diferencia de la firma digital, la firma electrónica carece del mismo valor probatorio y de las presunciones de autoría e integridad reconocidas como firma digital.
Si bien los documentos firmados electrónicamente pueden parecer un poco débiles, son muy útiles en transacciones comerciales «para brindar confiabilidad y seguridad para transacciones virtuales y documentos electrónicos», dice Piatti.
Independientemente de esto, se debe tener en cuenta que los mensajes firmados electrónicamente no son legalmente comparables a los documentos firmados digitalmente, advierte el experto.
Este estipula que en caso de que el empleado cuestione la validez o existencia de la nómina firmada electrónicamente en una posible disputa legal, el empleador deberá acreditar la existencia, la fecha y la certeza de esta boleta y su contenido.
Para hacer esto, debe proporcionar evidencia convencional, p. Ej. B. la implementación de pruebas periciales contables e informáticas, una carta oficial al banco en la que se depositan los activos mensuales, etc., así Piatti.
Alternativa para servir de prueba
Una alternativa que normalmente se utiliza para agregar valor probatorio a las firmas electrónicas, aunque nunca es comparable al de una firma digital, «es adoptar una plataforma o sistema de software entre las partes que sea implementado y aceptado contractualmente por dos o más partes. será». Piatti señala esto.
Esto les permite firmar electrónicamente las comunicaciones realizadas en el contexto de sus relaciones jurídicas, dijo el experto.
La implantación de estos mecanismos puede garantizar un cierto grado de seguridad y fiabilidad en la comunicación, así como crear un cierto grado de eficiencia y exigibilidad frente a terceros y, en particular, a las partes contratantes.
Según Piatti, «teniendo en cuenta la tendencia un tanto restrictiva de los tribunales argentinos en cuanto a la validez y exigibilidad de los documentos electrónicos no firmados digitalmente, sólo los documentos firmados electrónicamente se consideran admisibles como principio de prueba escrita». Esto significa que su autenticidad debe ser confirmada por otras pruebas adicionales.
En definitiva, si bien este tipo de firma electrónica reconocida o contratada entre las partes no tiene la validez probatoria prácticamente completa de la firma digital, es una solución que ofrece un nivel de seguridad y seguridad superior a un simple intercambio de correos electrónicos o electrónicos. Comunicación.
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